Una explosión de tareas ocurre cuando usted de pronto está enfrentado a más de lo que está acostumbrado. Yo me he enfrentado muchas veces a lo que usted ha tenido que manejar como el doble de tareas de lo usual, con el doble de presión. Los niveles de estrés aumentan, y usted puede sentir que está a punto de quebrantarse.

He preparado una lista de supervivencia de cosas para hacer cuando es atrapado en medio de una explosión de tareas. Por suerte estos puntos pueden ayudarlo a hacer un poco más, y evitar que se arranque los pelos.

1.Deténgase y Piense. Cuando la explosión golpea, probablemente usted estará confundido por el impacto, inseguro de qué hacer. Trabajar de manera aleatoria es el peor plan a seguir, debido a que podrá cumplir menos tareas críticas cuando los grandes problemas persisten en el fondo.

2.Sepa en lo que usted está preparado para dejar atrás. Luego de haberse calmado, es tiempo de determinar sus prioridades. Pregúntese qué es lo que necesitará abandonar cuando el tiempo se le esté acabando. Nada que sea crucial necesita ser afrontado.

3.Empiece de inmediato. Tan pronto como haya decidido qué es lo más importante, póngase a trabajar. Algunas personas reaccionan frente a la explosión de tareas demorándolas o trabajando en las sencillas. Si ese es su caso, planee su próximo paso y tome la acción correcta.

4.Barajar el trabajo. Una repentina duplicación de su trabajo no le deja mucho tiempo para adaptarse. Cuando esto me ocurre, me aseguro de barajar mi trabajo en fragmentos de 60 a 90 minutos para no cansarme de más. Barajar significa colocar tareas que impliquen diferentes habilidades una tras otra. Realizar tareas de lectura por 60 minutos, luego cambiar a algunas que involucren escritura o comunicación. Esto le permitirá trabajar más tiempo y más duro.

5.¿Se dirige hacia un invierno nuclear? ¿Es esta explosión de tareas temporal o se convertirá en un cambio permanente? Si cree que esta explosión puede tener un impacto de largo plazo, es una buena idea evaluar su vida en general. ¿Qué objetivos necesitan ser dejados de lado para lograr sobrevivir?

6.Pereza útil. tomar recesos es una buena idea si su explosión durará semanas o meses. La clave es estar seguro de que su descanso cuente. ¿Cuán a menudo usted planea relajarse pero termina gastando su energía en algo trivial? Decida lo que realmente lo revitaliza y dedique sus breves descansos a hacerlo.

7.Empuje por la mañana. Si sabe que tiene pocos días con montañas de trabajo por delante, duérmase un poco más temprano y levántese más temprano. Cuando usted comienza su mañana temprano, es más probable que comience con toda la fuerza. Ese ímpetu lo llevará a través del día de manera que para el mediodía usted habrá realizado las tareas más importantes.

8.Coma ligero. La digestión consume una gran cantidad de energía (sin doble sentido). Una buena forma de mantener sus niveles de energía altos es comer vegetales ricos en agua y comidas bajas en grasas. Llenarse la boca con una hamburguesa y papas fritas sólo lo enlentecerá.

9.Haga una lista de todo. Una milla es tan sólo un grupo de pasos ensartados juntos. Si lista todo lo que necesita ser hecho, se sentirá más confiado en que puede manejarlo. El proceso de listado ayuda a tomar la vaga, mancha amorfa de trabajo y lo convierte en trozos de tamaño manejable.

10.Desenchufarse. Si la explosión de trabajo lo perjudica, las distracciones terminarán con usted. Desenchufe el teléfono, internet o la computadora si no las necesita en ese momento. Cuanto más ruido tenga que combatir más difícil será concentrarse. Aunque el silencio no sea confortable en los primeros minutos, puede lograr un flujo rápido.

11.Dividir y delegar. Si usted está trabajando en equipo, divida el trabajo en fragmentos grandes y discuta rápidamente lo que se necesita hacer en cada uno de ellos. La comunicación interpersonal sólo debería suceder cuando sea estrictamente necesario. Movilice a todos si necesita concertar una reunión para lograr recuperar el ritmo.

12.Recompensa después, el trabajo ahora. Encuentre algo que pueda motivarlo en las siguientes horas. Acuerde con usted mismo darse una recompensa cuando termine su trabajo. La recompensa no necesita ser enorme, sino que 20 minutos de recreo para hacer algo disfrutable puede lograr el truco. ¡No se de la recompensa primero con la expectativa de trabajar luego! Usted tiene que engañar su psicología ya que será igual de difícil dejar de demorarse luego de que haya tomado su descanso.

13.Encuentre atajos. Casi todas las actividades tienen atajos si usted las mira de forma suficientemente amplia. Encuentre modos de limar asperezas y lograr hacer las cosas más rápido para satisfacer la demanda. Los atajos pueden no ser recomendables cuando tiene tiempo para focalizarse en la calidad, pero si el tiempo está en contra suya, haga lo que tenga que hacer.

14.Sopesar las consecuencias. Algunas veces usted tiene que sufrir un poco para evitar mucho sufrimiento. Mire las consecuencias por no llevar a cabo los diferentes objetivos. Si usted siente que no puede manejar todos los objetivos, encuentre los que le darán menos dolor y destrúyalos. Podrá ser la única forma de evitar un fracaso enorme por que no manejó su tiempo.

15.Ejercicio. Mucha gente, cuando afrontan una explosión de tareas eliminan primero el ejercicio. Esto podrá ser adecuado si su explosión dura sólo un día o dos. Pero si su sobrecarga de trabajo abarca semanas y meses, esto sólo lo lastimará. El ejercicio le ayuda a mantener altos niveles de energía para trabajar, aunque usted sólo pueda hacer 30 minutos de fuerte entrenamiento.